Dünya Sağlık Örgütü’nün yeni tip Koronavirüs’ü (COVID-19) dünya genelinde pandemi ilan etmesi ve ülkemizde Devletimizin Sağlık Bakanlığımız öncülüğünde gerekli tedbirleri artırması üzerine, birçok şirket evden çalışma modeline geçti. Bu durum iş süreçlerinde bazı aksamaların ve gecikmelerin yaşanmasına neden oluyor. Bu noktada, dijital dönüşümün önceliklerinden biri olan elektronik belge ve süreç yönetim sistemlerinin ve “kağıtsız ofis” yaklaşımının önemi bir kez daha gözler önüne seriyor.
Konuyla ilgili açıklama yapan Bilkent Cyperpark firmalarından birinin Genel Müdürü Salih Kanlı, bilimsel araştırmalara göre Koronavirüsün kâğıt gibi ortamlarda 4 ila 5 gün arasında aktif kalabileceğinin öngörüldüğünü belirtti. Kanlı, “Bundan dolayı mümkün olduğunca elden ele dolaşan kâğıttan uzak durmamız hem kendimiz hem de toplum sağlığı için hayati önem arz etmektedir. Birimden birime, masadan masaya, elden ele dolaşan kağıtlar birçok virüs ve bakterinin de taşınmasına ve yayılmasına yol açmaktadır. Evrak ile sıklıkla temas eden tüm ofis çalışanları, memurlar, arşivciler, satın almacılar, muhasebeciler, hukukçular, öğrenci işleri görevlileri doğal olarak daha yüksek risk altında.” diye konuştu.
Kağıt ile sıfır temas
İş süreçlerinin evden takip edilmesi için e-posta, Skype ve WhatsApp gibi uygulamaların online yazışmalar ve toplantılar için faydalı olsalar da tek başlarına yeterli olmayacağını vurgulayan Kanlı, “Dolayısıyla, asıl ihtiyaç uçtan uca kesintisiz bir otomasyon sunan bir Elektronik Belge ve Süreç Yönetim Sisteminin hayata geçirilmesidir. Bu sistemler; elektronik belgelerinizi oluşturmanız, paraflamanız ve imzalamanız, elektronik arşivinizden aradığınız bir belgeyi saniyeler içinde bulmanız için en ideal çözümdür. Aynı zamanda kağıt ile teması minimuma indirdiği için en sağlıklı çözümdür” dedi.
Kanlı; “Elektronik Belge, Form ve Süreç Yönetim Sistemleri hem kurum içi yazışmalarınızı hem de kurumu dışı yazışmalarınızı yasal geçerliliği olan dijital platforma taşıyarak fiziksel teması ve riski minimize ederken, aynı zamanda iş süreçlerini takip edilebilir hale getirip ciddi anlamda tasarruf sağlamaktadır. Örneğin, kurumuzun bir tedarikçisi ile yapacağı sözleşmeyi tedarikçiniz ile fiziksel olarak bir araya gelmeden dakikalar için de e-imza ile imzalayabilir hem kendinizin hem de karşı tarafın riskini minimum düzeye çekebilirsiniz.” diyerek sözlerini tamamladı.
