Şu anda şirketler tarafından dijital iş yeri kavramına olan ilgi ve talebin artmasıyla Microsoft Teams ile yeni tanışan veya kullanmaya başlayan sektörlerde de artış yaşandı. Özellikle imalat, eğitim ve lojistik gibi sektörler başta olmak üzere tüm sektörlerden yoğun talep var. Kısa sürede çok sayıda çalışanı, şubesi ve satış ağı olan, birden fazla ofise sahip firmalar Teams’in sağladığı çözümlerden yararlanmaya başladılar.
Microsoft Teams’in sağladığı Özellikler
Microsoft, Teams ile yeni tanışanlar ve deneyimlemek isteyenler için de pandemi sürecinde birçok çözüm sağlıyor. Kurumlara 6 ay boyunca ücretsiz kullanım hakkı sağlıyor. Microsoft Teams’i 6 ay süresince kullanırken toplantı planlayabiliyor ve yaptığınız toplantıları kaydedebiliyorsunuz. Telefon görüşmeleri ve konferanslar düzenleyebiliyor ve sınırsız kullanıcıya erişebiliyorsunuz. Microsoft Teams’in kullanabileceğiz özelliklerinden birkaçını sizler için sıraladık;
MS Teams kullanırken en çok hangi özellikler sizin için önemli?
Etkinlik
Etkinlik sayfası bildirimlerinizi aldığınız ve filtrelediğiniz bir alan. Sizi ilgilendiren tüm bildirimleri buradan alabilirsiniz. Okuldaki veya şirket içerisinde yapılan duyuruları kaçırmamak için etkinlik sayfasından takip edebilirsiniz.
Mesajı Kaydetme
Sizin için önemli olan ve aradığınızda bulmakta zorluk çekmeyeceğiniz mesajları kaydedebilirsiniz. MS Teams içerisinde arama butonu ile aramalar anahtar kelime bazlı aramalar yapılarak bulunabilir ancak hatırlamadığınız linkler, ekran görüntüleri için kaydederek ilerlemek İş takibiniz açısından size oldukça rahatlatacaktır.
Dosyalar
Konuşmalar içinde paylaşılan Word, Excel, Pdf gibi tüm dokümanlara “Dosyalar” sekmesinden ulaşabilir ve dosyayı tekrar düzenleyebilirsiniz. Dosyayı paylaştığınız kişiler sonrasında dosyanın en güncel halini göreceklerdir. Tekrar tekrar dosya paylaşımları yaparak en güncel halini karıştırma ihtimalinize karşı tek bir dosyayı en güncel haline getirebilir, aradığınız anda bulabilirsiniz. Ayrıca Teams içerisinden paylaştığınız her dosya üzerinden farklı lokasyonlarda olsanız dahi ekip arkadaşlarınızla birlikte eş zamanlı çalışabilirsiniz. Bu sayede dokümanınız tek bir versiyon olarak kalacak ve dosya kirliliğinden kurtulabileceksiniz. Üstelik OneDrive/ SharePoint üzerinden düzenlenmeden önceki eski sürümlerine erişmek de mümkün.
Görüntülü Görüşme
Online çalışmaya geçilmesiyle birlikte toplantı, etkinlik, eğitimler de iptal edilmeye başladı. Ancak iş süreçlerinin devam etmesi için gerekli olan toplantı veya eğitimlerin durması sıkıntılı süreçler yaratabilir. MS Teams üzerinden yapabileceğiniz toplantılar ile mekan bağımsız her yerden görüntülü konuşabilirsiniz. Toplantılara telefon, tablet ve bilgisayarlarınızdan katılabilirsiniz. Toplantı yaparken bir yandan da yazışabilir, dosya veya ekranınızı paylaşabilirsiniz.
Kurum içi iletişiminizi uzaktan çalışırken de güçlü tutun
MS Teams birçok işletmenin kullanmakta olduğu klasik kurum içi portal yapılarına yenilikçi çözümler de getiriyor. Uygulama kataloğundan Velocity App’ini indirerek kurumunuza özgü iletişim portalını hızlıca sisteminize ekleyebiliyorsunuz. Velocity gibi kurum içi iletişimi güçlendirecek platformlar sadece iş süreçlerinde kolaylık sağlamıyor. Uzaktan çalıştığımız ve sosyalleşme imkanımızın oldukça kısıtlandığı bu dönemde motivasyon kaybı ve depresyon gibi sorunlar yaşayan çalışanlar ve öğrenciler için de son derece faydalı. MS Teams içerisinde desteklenen kurum içi iletişim portalı Velocity ile ne kadar uzak olursak olalım birbirimizle iletişimi her zaman, tek bir merkezden, daha güçlü ve aksaksız sürdürebiliyoruz.
Tüm uygulamalar arasında yapılan değerlendirmede Velocity, Microsoft Teams’e entegre edilen globaldeki tüm uygulamalarda ilk 8 uygulamadan biri olmayı başardı. Microsoft Teams içerisinden ulaşabildiğiniz Velocity ile, iletişiminizi ve iş süreçlerinizin takibini daha rahat yapabiliyorsunuz. Sadece iş süreçlerinizle değil sosyal paylaşımlarınızla da ekip arkadaşlarınız ve yöneticileriniz arasında kesintisiz iletişim halinde kalabiliyorsunuz. Uzaktan da olsa ortak çalışma alanlarını ekip arkadaşlarınız ile birlikte sağlayabiliyorsunuz. Dosyalarınıza, duyurulara, belgelerinize, burç yorumlarınıza, servis saatlerinize ve daha birçok bilgilendirmeye uygulama kartı içerisinden ulaşabiliyor, kurum içi iletişiminizi ve şirket kültürünüzü eş zamanlı olarak tüm çalışanlarınızla paylaşabiliyorsunuz.
Sosyalleşme imkanı bulduğunuz, birbirinizle film, dizi, kitap önerilerinizi paylaştığınız bir alana sahipken özellikle pandemi sürecinde IK departmanlarının iş güvenliği, Covid-19 bilgilendirmeleri, KVKK gibi bu süreçte tüm bilmeniz gerekenleri takip edebiliyorsunuz. Yaşanılan bu olumsuz günleri eğitim kurumları ve şirketler olarak en hasarsız şekilde atlatmamız için dijitalleşmeye ayak uydurmak ve bu süreci en iyi şekilde yönetebilmek için kurum içi iletişim platformlarından destek almak gerekiyor. Bu nedenle de uzaktan çalışmayı ve eğitimi kişiler için en kolay hale getirmeliyiz.
Microsoft Teams yaygınlaştırmada Türkiye birincisi olan ve Velocity’in mucidi PEAKUP’ın COO’su Kadircan Toprakçı; “Uzaktan çalışma, pandemi sürecini atlattıktan sonra da hayatımızın bir gerçeği olacak. Bu süreçte edindiğimiz tüm dijital tecrübelerin içselleştirilmesi çok önemli. Çünkü ekonomik olarak ciddi boyutlara ulaşan dünya çapındaki etki, ancak dijitalleşme ile azalacak. Bu yeni dijital iş süreçlerin bize getirdiği verimlilik ve ivme ile açığımızı kapatılabileceğiz. Microsoft Teams ve beraberindeki Velocity uygulamaları; çok özlediğimiz fiziksel ofis ortamının dijital bir ikizini oluşturuyor. Psikolojik olarak etkilendiğimiz bu dönemde insan kaynakları ve yönetim ekiplerinin en önemli asistanı Microsfot Teams ve Velocity uygulamaları olacak diyebiliriz” dedi.
